Q-Elit
Preguntas que suelen surgir antes de dar el primer paso
¿Quieres dejar de perseguir la documentación de proveedores pero tienes dudas?
Respondemos a las preguntas más comunes que nos hacen responsables de calidad, producción y gerencia antes de poner en marcha su Q-Elit.
Todo explicado con claridad, sin tecnicismos y con foco en lo que realmente te interesa: Eliminar el trabajo que no te deja hacer calidad.
¿Tengo que cambiar mi sistema?
No.
De hecho, esa es una de las ideas más importantes de Q-Elit.
No pretendemos sustituir vuestro sistema de gestión ni cambiar vuestra forma de trabajar de un día para otro. Q-Elit automatiza una tarea muy concreta: el mantenimiento de la documentación de proveedores.
La mayoría de nuestros clientes empiezan digitalizando únicamente este proceso y continúan trabajando exactamente igual en el resto de su sistema.
Nuestro objetivo no es que cambiéis todo. Es ayudaros a dar un primer paso sencillo que os permita recuperar tiempo desde el primer día.
¿Necesito ayuda del departamento de informática?
En la mayoría de los casos, no.
Q-Elit es una aplicación web. No requiere instalar programas en los equipos ni realizar proyectos informáticos complejos.
Igual que hoy utilizáis aplicaciones como WhatsApp Web, Teams o Google Drive, podéis empezar a utilizar Q-Elit sin convertirlo en un proyecto de IT.
Por eso hablamos siempre de una mejora del proceso, no de una implantación tecnológica.
¿Cómo envían los documentos mis proveedores?
Cada proveedor recibe un correo electrónico con un enlace seguro para acceder a su área de documentación.
Desde ahí puede subir los documentos que le solicitéis de forma sencilla, sin necesidad de instalar ninguna aplicación ni crear procesos complicados.
Cuando los documentos están disponibles, vosotros solo tenéis que revisarlos y validarlos.
Así, el trabajo deja de consistir en perseguir documentos y pasa a ser simplemente supervisar que todo funciona correctamente.
¿Qué pasa si un proveedor no quiere utilizar Q-Elit?
Aunque la respuesta suele ser positiva, no todos los proveedores reaccionan igual al principio y eso es completamente normal.
En esos casos podéis seguir recibiendo la documentación como lo hacéis actualmente y subirla vosotros mismos mientras el proveedor se adapta.
Muchos proveedores terminan utilizando la plataforma porque descubren que también les resulta más cómodo centralizar toda la documentación en un único lugar.
El objetivo es facilitar el trabajo a ambas partes, no imponer una nueva forma de trabajar.
¿Puedo empezar con pocos proveedores?
Sí.
De hecho, es lo que recomendamos.
La mayoría de las empresas empiezan con un grupo reducido de proveedores para comprobar cómo encaja Q-Elit en su forma de trabajar.
Una vez que el proceso está funcionando y el equipo comprueba el ahorro de tiempo, incorporar el resto de proveedores resulta muy sencillo.
No hace falta cambiar todo el sistema desde el primer día.
¿Cuánto tiempo se tarda en empezar?
Mucho menos de lo que la mayoría imagina.
Q-Elit está pensado precisamente para evitar proyectos largos de implantación.
En una primera sesión configuramos el proceso inicial y podéis empezar a trabajar con vuestros primeros proveedores prácticamente desde el principio.
Nuestro objetivo es que obtengáis resultados rápidos sin interrumpir vuestro trabajo diario.
¿Qué ocurre cuando llega una auditoría?
Precisamente es uno de los momentos en los que más se nota la diferencia.
Toda la documentación se encuentra organizada y actualizada en un único lugar, con el historial correspondiente y el estado de cada proveedor perfectamente identificado.
En lugar de dedicar los días previos a revisar Excel, buscar correos electrónicos o comprobar fechas de caducidad, simplemente verificáis que todo está correcto.
La auditoría deja de convertirse en una carrera contra el tiempo.
¿Puedo seguir utilizando Excel mientras empiezo?
Sí.
No es necesario abandonar vuestro sistema actual desde el primer día.
Muchas empresas mantienen durante un tiempo su Excel mientras incorporan poco a poco los proveedores a Q-Elit.
Conforme el nuevo proceso demuestra su utilidad, el propio Excel va perdiendo protagonismo de forma natural.
El cambio es progresivo y siempre bajo vuestro control.
¿Qué hago con la documentación antigua?
Depende de vuestra situación.
Podéis comenzar únicamente con la documentación nueva o incorporar también los documentos que consideréis importantes conservar.
No es obligatorio migrar todo el histórico para empezar a beneficiaros de la automatización.
Os ayudaremos a definir la estrategia que tenga más sentido para vuestra empresa.
¿Por qué seguimos trabajando así?
Porque durante años hemos pensado que solo existían tres herramientas.
Excel, correo electrónico y carpetas compartidas.
Pero igual que dejamos de enviar SMS cuando apareció WhatsApp, hoy también existen nuevas formas de gestionar la documentación de proveedores.
¿Cómo será mi vida dentro de 6 meses si contrato Q-Elit?
Fácil,
En lugar de revisar Excel.
En lugar de buscar correos.
En lugar de perseguir proveedores…
Llegas por la mañana.
Abres Q-Elit.
Compruebas que todo está funcionando.
Y dedicas el resto del día a aquello para lo que realmente te contrataron:
hacer calidad.
¿Cómo sé si realmente merece la pena?
La mejor forma de comprobarlo es pensar en una pregunta muy sencilla.
¿Cuántas horas dedica vuestro departamento cada mes a buscar documentos, enviar correos, revisar Excel y perseguir proveedores?
Si la respuesta es «demasiadas», probablemente ya tengáis la respuesta.
Q-Elit no pretende hacer algo que ya hacéis bien.
Pretende eliminar una tarea administrativa que no aporta valor para que vuestro equipo pueda dedicar más tiempo a hacer aquello para lo que realmente existe el departamento de calidad: mejorar el sistema.
¿Y si todavía no estoy preparado para cambiar?
No hace falta sentirse preparado para cambiar todo.
Solo hace falta estar dispuesto a mejorar una tarea que hoy consume demasiado tiempo.
En Qualitus creemos que la digitalización no consiste en transformar una empresa de un día para otro. Consiste en dar pequeños pasos que hacen el trabajo más sencillo.
Q-Elit suele ser uno de esos primeros pasos.